Herramientas y Consejos para Organizar con Exito una Pequeña Empresa

Como dueño de un pequeño negocio, tienes mucho por hacer: nómina, seguridad de proveedores, contratación de nuevos empleados, conducción de nuevos negocios, y mucho más. Y como llevas tantos sombreros, es difícil mantenerte organizado. Por eso es vital que tengas un plan para mantenerte a ti y a tu equipo en el buen camino.

Estrategias organizativas para tu empresa

Para organizarte, necesitas establecer el tono de tu empresa. Esto incluye estrategias organizativas como la definición de quién es la empresa y la elección de su enfoque de gestión.

Al tomar estos pasos, todos en la compañía entienden para quién trabajan, por qué hacen lo que hacen y en qué dirección se está moviendo la compañía. Al crear un plan y una visión, todos están en la misma página y se mantienen organizados dentro de su rol de trabajo.

1. Definir la cultura de tu empresa

El primer paso para organizar un negocio es definir la cultura de la empresa. Debes querer que sus empleados sepan que tu empresa valora la retroalimentación y las líneas abiertas de comunicación. De esta manera, cada miembro del equipo estará a bordo y esto llevará a menos empleados desorganizados. Y es probable que estos empleados sigan siendo miembros valiosos del equipo frente a renunciar a nuevos trabajos.

Además, esta estructura permitirá que los empleados sugieran nuevas ideas y quieran emprender nuevos proyectos. Y en un negocio pequeño, cada mano extra ayuda a moverlo hacia sus metas.

2. Crea una estructura organizativa

A continuación, echa un vistazo a los diferentes departamentos y cómo están estructurados. ¿Cada empleado sabe a quién acudir para lo que necesita? ¿Seguirá siendo organizado si escala rápidamente? Si no es así, puede ser una buena idea desarrollar una estrategia de reorganización de la empresa. Esto implica examinar las metas, qué problemas está teniendo y hablar con los miembros del equipo acerca de las mejoras que se pueden hacer.

Debe crear una estructura organizativa o organizacional que prepare a cada empleado para el éxito. Algunos ejemplos de estructuras de equipo incluyen la mecánica o las orgánicas. La mecánica es un enfoque más tradicional de arriba hacia abajo, en el que lo orgánico es más bien una estructura de información plana. Elige la estructura que mejor se adapte a los objetivos de tu empresa y que mantén a tus empleados responsables.

3. Organizar a los empleados y coordinar sus actividades

como-organizarseUna vez que todos comprendan la estructura de la compañía, es hora de asegurarse de que todos sepan en qué tareas deben concentrarse y cuándo deben completarlas. Como propietario de una pequeña empresa, quieres centrarte en los planes estratégicos de tu negocio y dejar las operaciones diarias a tu equipo.

Sin embargo, debes asegurarte de que todos tengan claro qué tareas deben completarse y en qué plazo. Trabaja con cada departamento para definir sus metas y asegúrate de que estos líderes de equipo reiteren a los miembros de su equipo cómo se cumplirán estas metas en las operaciones diarias.

Cómo organizar un negocio usando software

Después de tener un plan de negocios para la organización, querrás incorporar algún software y otras aplicaciones para hacer tu vida más fácil. Aunque puedes tener un presupuesto limitado, hay algunas opciones muy rentables que son ideales para los propietarios de pequeñas empresas.

Software de gestión de proyectos

Una cosa es establecer un sistema para organizar las tareas en el trabajo, pero realmente es necesario ir un paso más allá y utilizar un programa de software de gestión de proyectos que realmente te apoye. Un programa te permitea configurar fácilmente flujos de trabajo personalizados para que puedas avanzar en las tareas con un solo clic.

Además, que puedas ver visualmente todas las tareas inmediatas de tu equipo y cuáles son los objetivos generales. Para una mayor organización y para mantener la comunicación continua, donde los empleados pueden añadir comentarios, preguntas y compartir actualizaciones dentro del programa.

Software de gestión de flujos de trabajo

La gestión del flujo de trabajo es crucial para organizar eficientemente las tareas en el trabajo. Se trata de crear y optimizar los caminos que los proyectos toman de principio a fin. Esto incluye encontrar la manera ideal de alcanzar los objetivos finales, deshacerse de las tareas redundantes e identificar los cuellos de botella.

Dado que se trata de un proceso complejo y que el tiempo es limitado, considera un software de gestión de flujos de trabajo como Monday, Trello o Asana . Estas empresas pueden automatizar y personalizar tu sistema de gestión del flujo de trabajo, agilizando el proceso de la mejor manera.

Software de programación

Si diriges una empresa con empleados por turnos o por horas, debes crear un programa. Si no lo haces, tendrás problemas de programación que en última instancia conducirán a la desorganización.

Coordina las actividades de tus empleados con un software de programación como Deputy. Este te permitirá automatizar los procesos y ahorrarte un valioso tiempo de gestión. Además, si haces un horario para los empleados en un programa de software, puedes fácilmente hacer cambios de último minuto y hacer un seguimiento de cómo tu proceso está funcionando en horas extras.

Sistemas de archivo electrónico

software-de-gestion¿Cuál es la mejor manera de presentar documentos? Los sistemas de archivo electrónico le ofrecerán una organización instantánea y la posibilidad de encontrar todo lo que necesitas con un solo clic en lugar de buscar en un archivador anticuado.

Considera la posibilidad de utilizar software como eFileCabinet. Algunas características clave como el etiquetado de archivos, la capacidad de organizar los recibos electrónicamente y las plantillas de los sistemas de archivo de la oficina organizarán tu negocio en un abrir y cerrar de ojos.

Software de gestión de la fuerza de trabajo

Si no estás familiarizado con la gestión de la fuerza laboral (WFM), es un conjunto de procesos que una empresa utiliza para optimizar la productividad de los empleados. Puedes darle una idea del número de empleados necesarios para completar un trabajo y también el seguimiento del rendimiento diario de los empleados.

Piensa en el uso de software como la plataforma Workday para medir adecuadamente la gestión de la fuerza laboral. Es totalmente personalizable y funciona bien en el móvil si se está moviendo día a día.

Organiza tu negocio para el éxito

Quieres que tu negocio opere mejor con menos gestión de tu parte. La mejor manera de lograrlo es con estrategias organizacionales y programas de software clave. Al utilizar herramientas para mantenerse organizado en el trabajo, simplificará tus procesos y conducirá con menos errores humanos.

Lo mejor de todo es que esto te dará el tiempo para concentrarte en los objetivos del negocio necesarios para llevar a tu empresa a un éxito aún mayor.