Cómo Concentrarse en el Trabajo Correcto: Técnicas Sencillas de Productividad

No importa dónde trabajes o qué tipo de trabajo hagas, todo el mundo está buscando formas de ser más productivo. En lugar de encontrar formas de hacer las cosas más fácil, hay que ponerse manos a la obra, es fácil quedar atrapado en la interminable elaboración de listas, tomar una taza más de café, ponerse al día con Netflix (no te preocupes, todos lo hacemos) o jugar y estar en las redes sociales por mucho tiempo.

Claro, todas esas cosas son divertidas. Pero tampoco son productivos.

Tenemos algunos métodos comprobados, confiables y probados para ser (y permanecer) más productivos.

  • Evite la multitarea para ahorrar energía mental
  • Elija sus tareas prioritarias y olvídese de todo lo demás
  • Estructure tareas en grupos por su importancia y su urgencia
  • Cree nuevos hábitos que aumentarán su productividad automáticamente
  • Organice su trabajo para centrarse primero en las tareas clave
  • Utilice la tecnología adecuada para aumentar su productividad (apps)

Por qué la gente está obsesionada con ser productiva

Las investigaciones demuestran que una persona puede tardar entre 11 y 25 minutos en volver a su tarea original después de una interrupción. En esta era digital, estamos constantemente rodeados de estímulos y micropeticiones que exigen atención.

Mantenerse concentrado en el trabajo y evitar la distracción es más difícil que nunca, lo que explica por qué tanta gente busca entornos más tranquilos que apoyen la capacidad de concentración o simplemente crear un momento para alejarse de todo.

La búsqueda de una mayor productividad ha llevado incluso a algunas ideas confusas sobre lo que es realmente la productividad. Contrariamente a la noción de “multitarea”, no se trata sólo de realizar una multitud de tareas, utilizando listas de control y listas de tareas, todo a la vez. La productividad real, el tipo de productividad que lo enfoca en lo que es importante y le permite alcanzar metas significativas, se trata de hacer menos para lograr más.

¿Suena demasiado bueno para ser verdad? Lea sobre estas técnicas de productividad.

1. Ahorrar energía cerebral al evitar la multitarea

Cal Newport, autor de Deep Work: Reglas para el Éxito Enfocado en un Mundo Distraído, dice que cuando tratamos de manejar múltiples tareas a la vez, la calidad de nuestro enfoque disminuye. Puede que consigas que se haga una parte de todos ellos, pero ninguno de ellos será atendido con la misma eficacia que si te hubieras concentrado en uno a la vez.

En pocas palabras, la multitarea mata nuestra productividad.

“Residuo de atención” es un término acuñado por la profesora Sophie Leroy de la Universidad de Minnesota. Después de investigar varios estudios sobre la productividad multitarea, descubrió que mientras más responsabilidades asumía la gente, más proyectos tendían a trabajar, independientemente de que los proyectos iniciales estuvieran terminados o no.

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Cuando una persona cambia de una tarea a otra sin haber completado la primera, entonces un “residuo” de su atención permanece atascado mientras piensa en el problema original. Esto deja menos energía cerebral para concentrarse en la siguiente tarea, y crea un peligroso bucle en el que nunca se hace nada a su plena capacidad.

En la actualidad, se reconoce ampliamente que la multitarea tiene un impacto negativo en la productividad. La solución, según Cal Newport, es trabajar sin distracciones durante largos períodos de tiempo y con total concentración en una sola tarea.
La buena noticia es que podemos aprender a profundizar en el trabajo practicando con herramientas que nos ayuden en el proceso.

Decidir qué trabajo comenzar primero puede ser un desafío en sí mismo. En medio de todo el caos y el ruido que nos rodea, ¿cómo le damos sentido, ordenamos y priorizamos nuestro trabajo para saber cuál es la tarea significativa en la que debemos centrarnos?

2. Escoja las cinco tareas principales en las que trabajará ese día

Warren Buffett, uno de los empresarios más exitosos del mundo, se ha ganado la reputación de ser un inversor entusiasta e innovador. Su éxito se debe en parte a la brillante forma en que prioriza su tiempo. Esta técnica de productividad se llama método de Warren Buffett.

Aquí está su estrategia de tres pasos para elegir las prioridades:

Escriba sus 25 objetivos principales.
Revise su lista y circule sus cinco metas principales.
Ahora concéntrese sólo en esos cinco objetivos hasta que los haya alcanzado.

Este simple ejercicio mantiene las prioridades al mínimo mientras elimina las distracciones y el esfuerzo desperdiciado. Sin embargo, dejar ir las metas que nos importan, pero que no son importantes, pueden ser difíciles.

Es fácil racionalizar el gasto de tiempo en actividades o tareas que, de hecho, producen pocos beneficios. Sin embargo, todas estas actividades no esenciales requieren tiempo, energía y espacio mental que podríamos haber utilizado en las esenciales. Por eso, a menudo nos encontramos con 20 goles a medio terminar en lugar de cinco.

3. Conocer la diferencia entre importancia y urgencia

Entre muchos otros logros, se le atribuye a Dwight D. Eisenhower, 34º Presidente de los Estados Unidos, la creación de la NASA, DARPA (que condujo a la creación de Internet) y el sistema de carreteras interestatales.

Así que sólo eso.

Es más que justo decir que fue bastante productivo. Una cita atribuida a menudo a Eisenhower revela uno de los secretos de su increíble productividad:

“Tengo dos tipos de problemas, el urgente y el importante. Lo urgente no es importante, y lo importante nunca es urgente”.

Entonces, ¿cómo decidió lo que es urgente y lo que no lo es?

La técnica se denomina método de matriz de decisión de Eisenhower, que clasifica las tareas en cuatro categorías:

Urgente e importante – tareas que necesitan ser manejadas inmediatamente
Importante pero no urgente – tareas que usted programará
Urgente pero no importante – tareas que puede delegar
No es urgente ni importante – tareas que puede eliminar

Usando esto como guía, usted puede decidir:

En qué necesita pasar el tiempo durante la semana
En qué necesita pasar el tiempo durante el día
Lo que usted podría pensar que es importante, pero tal vez debería dejarlo ir.

Si usted avanza hacia un papel que tiene más responsabilidad y requiere liderazgo, se encontrará ejecutando menos tareas pero con una planificación más estratégica. De hecho, en muchos casos, hacer algunas tareas usted mismo podría empezar a tener menos sentido, especialmente si pudiera delegarlas efectivamente a otra persona.

En otras palabras, necesita pasar más tiempo intencionalmente en el cuadrante 2.

Dos preguntas clave le ayudarán a determinar a qué cuadrante asignar sus tareas:

¿Para qué estoy trabajando?
¿Cómo son las metas principales en las que estoy trabajando para ayudarme a lograr mis objetivos?
Las respuestas honestas a estas preguntas le ayudarán a decidir dónde necesita invertir su tiempo y qué necesita delegar o eliminar. La mayoría de las personas tienden a omitir lo que más les llama la atención. Es por eso que terminan lidiando con tareas urgentes y no con las importantes.

Por qué?

Porque las tareas urgentes son las que gritan más fuerte, y hay repercusiones por no abordarlas inmediatamente. Pero si dedicamos demasiado tiempo a tareas urgentes, tendemos a hacer poco o nada importante que ayude a mover la aguja hacia nuestros objetivos.

Una solución fácil es hacer que las tareas importantes sean urgentes. ¿Cómo? Asigne una fecha tope. Tendrás que rendir cuentas, y debe haber un sistema de recompensas y repercusiones para mantenerte honesto contigo mismo. Considere la posibilidad de que otras personas lo hagan responsable de estos plazos y también piense en las consecuencias de no cumplirlos, tanto para usted como para su equipo.

Los métodos cubiertos hasta ahora le ayudarán a tomar decisiones productivas y le darán un enfoque más satisfactorio a su trabajo. Sin embargo, un problema común que usted puede encontrar es el apego a sus decisiones y nuevos hábitos.

4. Crear nuevos hábitos para ser más productivo

trabajos-verticalesPuedes probar diferentes sistemas de gestión del tiempo como la técnica Pomodoro, GTD (Getting Things Done), el principio de Pareto, etc. Pero lo que realmente necesitas es la motivación para mantener tus nuevos hábitos.

El viejo dicho de la dirección de la empresa “Lo que se mide se puede mejorar” podría ayudar a mantener la inspiración.

Una vez que tenga los datos y las tendencias, podrá identificar las áreas que necesitan ser mejoradas. Para mejorar su propio desempeño, considere la posibilidad de jugar con el proceso. Recompénsese cuando logre sus metas y establezca “castigos” –como saltarse un viaje para ir a buscar café- para cuando se relaje.

El comediante Jerry Seinfeld inventó la técnica de Seinfeld, también conocida como “Don’t Break The Chain” o la técnica “X-mark”.

Funciona así:

Decida qué objetivos va a abordar primero. Elija no más de tres a la vez.
Establezca un requisito mínimo para cada objetivo. Si usted es diseñador, puede decidir crear un nuevo diseño de logotipo todos los días.
Decida cómo manejará los momentos inevitables en los que la cadena podría romperse, como si se enferma o se va de vacaciones. Estas situaciones no se pueden prevenir y no requieren “castigo”.
Coloque un calendario o una cuadrícula de 7×10 con un objetivo claramente visible. Haga lo mismo para cada uno de sus objetivos.
Invierta en un marcador rojo. Uno permanente muy bonito.
Cada día en el calendario o punto en la cuadrícula es una oportunidad para practicar su nuevo hábito. Cuando te mantienes al día con tu nuevo comportamiento, puedes marcar el día en el calendario o en la cuadrícula con una X roja grande y profundamente satisfactoria.

Después de unos días, verás que estás creando una cadena de Xs. El objetivo es no romper la cadena.

¿Por qué es tan efectivo?

Es fácil de empezar.
Puede supervisar el progreso y los resultados.
Es fácil mantenerse en el camino correcto. Si rompes la cadena, puedes empezar una nueva.
Según un estudio de Phillippa Lally en el University College London, se necesitan dos meses (66 días, en promedio) para formar un nuevo hábito. No te rindas antes de eso!

5. Organice su trabajo y concéntrese en las tareas clave

Concentrarse en su trabajo real. Aprovechar su atención y concentrarse en las tareas que desea realizar.

Aquí hay 6 maneras de hacerlo :

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  1. Entienda su patrón de enfoque. Un estudio de Harvard Business Review muestra que la mayoría de las personas están más enfocadas en la mañana. Los individuos varían, pero entender su patrón de enfoque y lo que influye en él, como las emociones o el sueño, le ayudará a planificar su día.
  2. Prepárese para el día siguiente. Antes de acostarse, planee para mañana. Eliminar algunas de las decisiones más fáciles: Identifica en qué vas a trabajar, qué te vas a poner, qué vas a comer, qué ruta vas a tomar para llegar al trabajo, etc. Esto hará que sea más fácil evitar ser desviado, y evitar la pérdida de tiempo y energía en cosas sin importancia.
  3. Aborde primero las tareas más grandes. Aplazar las tareas difíciles sólo consumirá tu energía. Por lo tanto, enfrente primero las tareas difíciles o más grandes. Después de todo, las investigaciones demuestran que somos más agudos en las mañanas.
  4. Elimine las distracciones. Las emergencias surgirán de vez en cuando y usted tendrá que lidiar con ellas. Así es la vida. Sin embargo, muchas situaciones que otros consideran una emergencia pueden ser tratadas más tarde. En estas situaciones, es mejor no responder a tales peticiones – o, al menos, no inmediatamente. Con el tiempo, la gente te molestará menos con asuntos triviales.
  5. Tómate un descanso. Tomarse un descanso de vez en cuando le ayudará a energizarlo. Comer alimentos saludables, hacer ejercicio de calidad y mantenerse hidratado también ayudan.
    Para mantener su enfoque y productividad, recuérdese por qué está involucrado en estas actividades y hacia dónde lo llevan: Para aumentar el éxito para usted y su negocio.
  6. Usar la tecnología para cambiar el curso de las cosas
    La tecnología es un arma de doble filo. Con todas las notificaciones, timbres y alertas, puede convertirse fácilmente en una distracción e interrupción. Estas alertas llaman nuestra atención al proporcionar una pequeña liberación de dopamina en nuestros cerebros, causando que seamos adictos a responder a ellas. En realidad, se siente bien dejar de hacer lo que está haciendo y pasar por alto una notificación.

También puede utilizar la tecnología para cambiar el rumbo y recuperar su productividad y concentrarse en el trabajo correcto. Aquí está el cómo:

Haga bien sus prioridades utilizando una de las dos sencillas estrategias de productividad que hemos discutido anteriormente.
Luego, utilice herramientas y tecnología que bloqueen las distracciones y las tentaciones.

Usa el seguimiento del tiempo del personal de Hubstaff para ver cuánto tiempo pasas en qué. Si es tiempo facturable, envíe las facturas a sus clientes con unos pocos clics.
Utilice Hubstaff Tasks para organizar todas sus tareas en una tabla visual Kanban y tener una visión general de su lista de tareas.

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